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Dürfen Betriebsanweisungen auch online zur Verfügung gestellt werden?

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In der heutigen digitalen Ära stellt sich oft die Frage, ob traditionelle, schriftliche Dokumente durch digitale Alternativen ersetzt werden können. Ein gutes Beispiel hierfür sind Betriebsanweisungen. Gemäß der Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS) 555 ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, seinen Beschäftigten vor Aufnahme ihrer Tätigkeit eine schriftliche Betriebsanweisung zugänglich zu machen. Doch was bedeutet „schriftlich“ in diesem Kontext? Muss es eine ausgedruckte Version sein oder ist eine digitale Bereitstellung ausreichend?

Die Antwort: Digitale Betriebsanweisungen sind zulässig

Ja, Betriebsanweisungen können auch in digitaler Form bereitgestellt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Laut TRGS 555 kann der Arbeitgeber elektronische Medien nutzen, um die Beschäftigten auf ihre Unterweisung vorzubereiten. Wichtig ist jedoch, dass zusätzlich eine mündliche Unterweisung stattfindet.

Die Voraussetzungen für digitale Betriebsanweisungen

  • Vor der Tätigkeit: Die Betriebsanweisung muss den Beschäftigten vor Aufnahme ihrer Tätigkeiten zur Verfügung gestellt werden. Sie dient als Grundlage für die mündliche Unterweisung und als Nachschlagewerk für spätere Vertiefungen.
  • Mündliche Unterweisung: Auch wenn die Betriebsanweisung digital zur Verfügung gestellt wird, muss eine mündliche Unterweisung durch den Arbeitgeber erfolgen. Diese Erstunterweisung ist unerlässlich.
  • Zugänglichkeit und Vereinbarung: Laut TRGS 555 Absatz 4(3) kann der Zugang zu den Sicherheitsdatenblättern und somit implizit auch zu den Betriebsanweisungen in schriftlicher oder digitaler Form erfolgen. Die Art und Weise des Zugangs sollte zwischen Arbeitgeber, Beschäftigten und ihren Vertretern vereinbart werden.

Fazit

Die Bereitstellung von Betriebsanweisungen in digitaler Form ist eine praktische und zeitgemäße Lösung, insbesondere für Mitarbeiter im Außendienst. Sie ermöglicht den schnellen und einfachen Zugriff auf wichtige Informationen. Jedoch darf die digitale Bereitstellung die notwendige mündliche Unterweisung nicht ersetzen, sondern soll diese ergänzen. Die Kombination aus beidem gewährleistet, dass die Beschäftigten gut informiert und sicher ihre Tätigkeiten aufnehmen können.

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