Was passiert, wenn eine Unterweisung fehlt – und etwas passiert?

Die Antwort ist unangenehm – und sie liegt in den seltensten Fällen bei der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die Verantwortung für die Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz liegt beim Arbeitgeber. Diese Pflicht zu delegieren, mag zunächst nach einer praktikablen Lösung klingen. Schließlich verfügen Sicherheitsfachkräfte über fundiertes Wissen. Doch hier lauert ein häufiger Irrtum: Delegation bedeutet nicht, Verantwortung abzugeben – schon gar nicht vollständig. Wer Zuständigkeiten kennt und diese strukturiert organisiert, schützt das Team und sich selbst – rechtlich wie menschlich.
In der Praxis zeigt sich: Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Fachkraft für Arbeitssicherheit automatisch für die Durchführung von Unterweisungen zuständig ist. Immerhin kennt sie sich mit Gefährdungen bestens aus. Doch genau hier gilt es aufzupassen. Die Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz zu delegieren ist nur unter bestimmten rechtlichen Voraussetzungen möglich. Wer dies missachtet, läuft Gefahr, Bußgelder, Haftungsprobleme und Unsicherheit im eigenen Betrieb zu provozieren.

Was bedeutet Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz wirklich?

Die Unterweisungspflicht ist mehr als eine gesetzliche Vorgabe. Sie ist ein zentrales Element einer gelebten Sicherheitskultur und sorgt dafür, dass alle Beschäftigten wissen, wie sie sich im Arbeitsalltag sicher und gesundheitsgerecht verhalten. Gleichzeitig ist sie eine rechtlich bindende Pflicht – mit klaren Vorgaben hinsichtlich Inhalt, Zeitpunkt und Nachweisführung.
Geregelt wird das in § 12 ArbSchG:
Unterweisungen müssen durchgeführt werden…
vor Beginn der Tätigkeit,
bei Änderungen im Aufgabenbereich,
bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder Verfahren,
sowie in regelmäßigen Abständen – mindestens einmal jährlich.
Darüber hinaus gelten weitere Anforderungen:
Arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen: Keine allgemeine Infoveranstaltung, sondern spezifische Inhalte.
Verständlich und zugänglich: Auch für Mitarbeitende mit Sprachbarrieren oder ohne technisches Hintergrundwissen.
Dokumentiert: Mit Ort, Inhalt, Datum und Unterschrift.
Ziel ist, dass alle Beschäftigten verstehen:
Welche Gefahren es gibt,
Wie Schutzmaßnahmen korrekt angewendet werden,
Was im Notfall zu tun ist.
Nur wenn diese Punkte erfüllt sind, ist die Unterweisungspflicht rechtssicher erfüllt – und trägt aktiv zur Vermeidung von Unfällen bei.

Und wie passt die Delegation da hinein?

Die zentrale Frage lautet: Kann die Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz delegiert werden?
Ja – aber nur unter bestimmten Bedingungen. Der Arbeitgeber kann geeignete Personen mit der Durchführung betrauen, muss jedoch sicherstellen, dass diese fachlich geeignet sind, eine formale Beauftragung vorliegt und die Maßnahme regelmäßig überwacht wird. Die Verantwortung für die korrekte Umsetzung bleibt in jedem Fall beim Unternehmen selbst.
Wichtig ist, genau zu wissen, welche Rolle die Fachkraft für Arbeitssicherheit spielen darf – und wo die Grenzen ihrer Mitwirkung liegen. Darauf gehen die folgenden Kapitel im Detail ein.

Was darf die Fachkraft für Arbeitssicherheit – und was nicht?

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit – kurz Sifa – ist ein wichtiger Begleiter im betrieblichen Arbeitsschutz. Er kennt die gesetzlichen Anforderungen, analysiert Gefährdungen und bringt die fachliche Expertise mit, um Maßnahmen fundiert zu planen. In vielen Unternehmen entsteht jedoch der Eindruck, dass der Sifa automatisch auch für Unterweisungen verantwortlich ist. Immerhin kennt er die Risiken – warum also nicht auch die Durchführung?
Hier ist Vorsicht geboten: Der Sifa ist Berater, nicht Ausführender. Das Arbeitssicherheitsgesetz (§ 6 ASiG) definiert seine Rolle klar als beratend und unterstützend. Er besitzt keine Weisungsbefugnis gegenüber Mitarbeitenden und trägt somit nicht die Verantwortung für die Einhaltung der Unterweisungspflicht. Diese verbleibt beim Arbeitgeber oder bei einer formell beauftragten Führungskraft.
Was der Sifa leisten kann:
✔ Unterstützung bei der Planung: Er hilft, Unterweisungsthemen zu strukturieren, Zeiträume festzulegen und Formate auszuwählen.
✔ Mitwirkung an Inhalten: Präsentationen, Checklisten oder praxisnahe Schulungsmaterialien – er liefert wertvolle Impulse.
✔ Beratung zur Rechtslage: Er kennt relevante Regelwerke (z. B. DGUV-Vorschriften) und unterstützt bei deren praxisnaher Umsetzung.
✔ Schulung von Führungskräften: Er kann Teams dazu befähigen, Unterweisungen methodisch korrekt und rechtssicher durchzuführen.
✔ Fachliche Begleitung: Bei komplexen Themen steht er als Ansprechpartner zur Verfügung – allerdings ohne operative Verantwortung.
Was der Sifa nicht übernehmen darf:
✘ Eigenständige Durchführung von Unterweisungen: Ohne disziplinarische Verantwortung ist dies rechtlich nicht zulässig.
✘ Verbindliche Anweisungen an Mitarbeitende: Der Sifa darf nicht wie ein Vorgesetzter agieren.
✘ Verantwortungsübernahme für die Umsetzung: Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber oder dessen Beauftragten – nicht bei der Sifa.

Der Sifa ist eine wertvolle Unterstützung – aber keine operative Entlastung im Sinne einer Verantwortungsübernahme. Wer die Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz delegieren will, muss Führungskräfte mit entsprechender Qualifikation und Weisungsbefugnis beauftragen – und den Sifa als Experten zur Seite stellen, nicht als Ausführenden.

Wie lässt sich die Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz delegieren – rechtssicher und praxisnah?

Die Vielzahl an Aufgaben im betrieblichen Alltag macht es notwendig, Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen. Das gilt auch für Unterweisungen. Die Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz zu delegieren, ist grundsätzlich möglich – allerdings nur im Rahmen klarer rechtlicher Spielregeln.
Wichtig ist: Delegation bedeutet nicht Entbindung von Verantwortung. Die Durchführung kann übertragen werden – die Pflicht zur Sicherstellung und Kontrolle bleibt beim Arbeitgeber.
So gelingt die Delegation in der Praxis:
✔ Geeignete Personen auswählen:
Ideal sind Personen mit Nähe zum operativen Geschehen, z. B. Schichtleiter, Meister oder Abteilungsleitungen. Sie kennen die Tätigkeiten vor Ort und genießen in der Regel das Vertrauen des Teams.
✔ Fachliche Eignung sicherstellen:
Eine Unterweisung erfordert didaktische Fähigkeiten und rechtliches Grundwissen. Nur wer in der Lage ist, Inhalte verständlich und zielgruppengerecht zu vermitteln, ist für diese Aufgabe geeignet. Schulungen, z. B. durch den Sifa unterstützt, können hier hilfreich sein.
✔ Formale Beauftragung dokumentieren:
Die Beauftragung sollte schriftlich erfolgen – mit einer klaren Beschreibung der Aufgaben, des Geltungsbereichs und der Zuständigkeiten. Dies schafft Rechtssicherheit und Transparenz.
✔ Inhalte und Materialien bereitstellen:
Der Sifa kann bei der Erstellung oder Auswahl der Unterlagen unterstützen. Checklisten, Schulungsfolien oder praxisnahe Übungen geben der Führungskraft das nötige Handwerkszeug für eine erfolgreiche Durchführung.
✔ Regelmäßige Kontrolle etablieren:
Auch delegierte Aufgaben müssen überprüft werden. Es empfiehlt sich, festzulegen, in welchen Intervallen die Unterweisungen dokumentiert und deren Durchführung überprüft werden – z. B. vierteljährlich.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Verantwortung im Arbeitsschutz lässt sich strukturieren – aber nicht abgeben. Wer die Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz delegieren möchte, braucht ein zuverlässiges System aus Beauftragung, Qualifikation, Unterstützung und Kontrolle.
Delegation ist keine Schwäche – sondern eine Führungsaufgabe. Sie setzt Vertrauen voraus, erfordert aber auch Überwachung und Feedback. So entsteht ein tragfähiges Modell, das Sicherheit und Rechtskonformität vereint.

Best Practices für Unterweisungen im Unternehmen

Richtig durchgeführte Unterweisungen sind nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern können auch zu einem echten Erfolgsfaktor werden. Sie schaffen Orientierung, fördern das Sicherheitsbewusstsein und stärken das Vertrauen in die betriebliche Führung. Voraussetzung dafür ist allerdings eine durchdachte und praxisnahe Umsetzung.
Was erfolgreiche Unterweisungen auszeichnet:
✔ Regelmäßigkeit statt Reaktion:
Unterweisungen sollten planmäßig stattfinden – mindestens einmal jährlich und zusätzlich bei Bedarf (z. B. bei neuen Maschinen, Arbeitsverfahren oder Vorfällen). Eine festgelegte Taktung schafft Verlässlichkeit und klare Zuständigkeiten.
✔ Methodenvielfalt nutzen:
Menschen lernen unterschiedlich. Deshalb lohnt es sich, verschiedene Formate zu kombinieren: Präsenzformate, E-Learning, Video-Tutorials, praktische Übungen oder kurze Sicherheitseinweisungen im Tagesgeschäft. Je nach Zielgruppe kann so die passende Lernform gewählt werden.
✔ Zielgruppengerechte Ansprache:
Eine gute Unterweisung berücksichtigt den Erfahrungshintergrund der Beschäftigten. Azubis, technische Fachkräfte oder Mitarbeitende mit eingeschränkten Sprachkenntnissen benötigen jeweils angepasste Inhalte und Sprache.
✔ Lückenlose Dokumentation:
Ob digital oder analog – jede Unterweisung muss dokumentiert werden. Neben Datum, Ort und Thema sollten auch die Unterschriften der Teilnehmenden und die verantwortliche Person aufgeführt sein. So wird der Nachweis im Falle einer Prüfung oder eines Vorfalls belastbar.
✔ Rückfragen und Feedback ermöglichen:
Gute Unterweisungen sind keine Einbahnstraße. Zeit für Fragen, Diskussionen oder Rückmeldungen schafft Vertrauen und erhöht den Lerneffekt. Es lohnt sich, gezielt nach Unklarheiten zu fragen.
✔ Sifa als fachlicher Partner – nicht als Ersatz:
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit kann bei der Konzeption und inhaltlichen Ausarbeitung von Unterweisungen wertvolle Unterstützung leisten. Wichtig ist jedoch: Die Durchführung sollte bei der verantwortlichen Führungskraft bleiben, nicht beim Sifa.

Unterweisungen sind dann wirksam, wenn sie mehr sind als eine Pflichtübung. Ein strukturierter Ablauf, gute Materialien, qualifizierte Unterweisende und ein offenes Lernklima machen den Unterschied. Wer die Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz delegieren möchte, sollte genau hier ansetzen – mit System, Plan und Beteiligung.

Fallstudie: Wie ein Unternehmen seine Unterweisungspflicht neu organisiert hat

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit rund 150 Mitarbeitenden – verteilt auf Verwaltung, Fertigung und Logistik – sah sich mit einer zunehmend unübersichtlichen Sicherheitsorganisation konfrontiert. Unterweisungen fanden zwar statt, jedoch ohne festen Plan, mit uneinheitlichen Inhalten und unklaren Zuständigkeiten. Die Folge: Unsicherheit bei den Beschäftigten, steigende Meldezahlen bei Beinaheunfällen und ein wachsender Aufwand für Nachdokumentationen bei internen Audits.
Ausgangslage:
Unterweisungen wurden durch wechselnde Personen durchgeführt.
Inhalte und Umfang variierten stark – teils fehlten aktuelle Gefährdungsbeurteilungen.
Die Dokumentation war unvollständig oder schwer auffindbar.
Der Sifa war zunehmend mit operativen Anfragen belastet, obwohl er keine Weisungsbefugnis hatte.
Maßnahmen zur Neuorganisation:
✔ Klare Delegation an Teamleitungen:
Alle Führungskräfte im operativen Bereich wurden offiziell beauftragt, die Unterweisungen ihrer Teams zu übernehmen – mit definierter Zuständigkeit und regelmäßigen Terminen.
✔ Unterstützung durch den Sifa:
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit entwickelte gemeinsam mit den Führungskräften ein modulares Schulungskonzept – abgestimmt auf die jeweiligen Arbeitsbereiche und Risiken.
✔ Interne Schulung der Unterweisenden:
Die beauftragten Personen erhielten eine gezielte Schulung zu rechtlichen Grundlagen, didaktischen Prinzipien und zur sicheren Durchführung von Unterweisungen.
✔ Digitales Dokumentationssystem eingeführt:
Ein internes Tool ermöglichte die systematische Erfassung von Unterweisungsterminen, Teilnehmerlisten, Themenmodulen und Erinnerungsfunktionen.

Ergebnisse nach 12 Monaten:

95 % Teilnahmequote bei Pflichtunterweisungen.
Rückgang meldepflichtiger Arbeitsunfälle um 21 %.
Verbesserte Auditergebnisse bei internen und externen Kontrollen.
Höheres Sicherheitsbewusstsein bei den Mitarbeitenden laut Mitarbeiterbefragung.
Entlastung der Fachkraft für Arbeitssicherheit, die sich wieder auf strategische Themen konzentrieren konnte.

Die Fallstudie zeigt deutlich, wie wichtig ein systematisches Vorgehen beim Delegieren der Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz ist. Eine klare Aufgabenverteilung, strukturierte Abläufe und eine fachliche Unterstützung durch den Sifa haben das Unternehmen nicht nur rechtlich abgesichert, sondern auch die Sicherheitskultur messbar verbessert.

Experteneinschätzung: Klarheit bei Verantwortung und Kontrolle

Ein erfahrener Arbeitsschutzberater bringt die Problematik der Delegation auf den Punkt:
„Unterweisungen zu delegieren, ohne die Umsetzung zu kontrollieren, ist wie ein Fahrzeug zu verleihen, ohne zu wissen, ob der Fahrer einen Führerschein hat.
Die Verantwortung bleibt – rechtlich wie organisatorisch – stets beim Unternehmer.“
Diese Einschätzung bringt eine zentrale Wahrheit auf den Tisch: Wer glaubt, mit einer formlosen Weitergabe der Aufgabe auch die Haftung abgeben zu können, irrt. Das gilt insbesondere für die Rolle der Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Drei Empfehlungen aus der Praxis:

✔ Fachkompetenz nutzen – Verantwortung behalten:
Die Sifa ist ein unverzichtbarer Partner im Arbeitsschutz. Er liefert das Know-how, um Inhalte zu gestalten, Schulungen zu planen und Führungskräfte zu beraten. Aber: Er übernimmt keine operative Verantwortung und darf keine eigenständigen Unterweisungen durchführen.
✔ Führungskräfte befähigen:
Nur wer unterweisen darf, kann auch gezielt handeln. Deshalb ist es sinnvoll, Teamleitungen aktiv einzubinden, zu qualifizieren und mit den nötigen Werkzeugen auszustatten – sowohl organisatorisch als auch inhaltlich.
✔ Transparenz schaffen:
Ein klar definiertes System – wer unterweist wann, wie und mit welchen Inhalten – sorgt für Sicherheit. Nicht nur für Mitarbeitende, sondern auch für interne Abläufe, Audits und Behördenkontakte.

Wer die Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz delegieren möchte, sollte dies nie als reine Entlastung verstehen, sondern als Führungskonzept. Gut organisiert und sauber dokumentiert wird daraus ein wirksames Element betrieblicher Verantwortung.

Fazit: So bleibt man auf der sicheren Seite

Die Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz delegieren zu wollen, ist ein nachvollziehbarer und praxisnaher Ansatz – vor allem in wachsenden Organisationen mit komplexen Strukturen. Richtig umgesetzt, führt dieser Weg zu mehr Klarheit, höherer Sicherheit und einer funktionierenden Unternehmenskultur.
Allerdings ist und bleibt der Arbeitgeber in der Gesamtverantwortung. Wer Delegation mit organisatorischer Sorgfalt, formeller Beauftragung und kontinuierlicher Kontrolle kombiniert, bewegt sich auf rechtlich sicherem Boden – und stärkt gleichzeitig das Sicherheitsbewusstsein im Betrieb.

Sieben zentrale Empfehlungen auf einen Blick:
Verantwortung ernst nehmen: Die rechtliche Pflicht zur Unterweisung kann nicht ausgelagert werden – sie muss bewusst geführt werden.
Nur geeignete Personen beauftragen: Fachlich versierte und sozial kompetente Führungskräfte sind die erste Wahl.
Den Sifa richtig einbinden: Als Fachberater, nicht als Ausführender.
Unterweisungen strukturiert planen: Mit einem festen Jahresplan und anlassbezogenen Terminen.
Methodenvielfalt zulassen: Unterschiedliche Lernwege steigern Verständnis und Nachhaltigkeit.
Lückenlos dokumentieren: Einfache, aber nachvollziehbare Nachweise sind unerlässlich.
Systematisch kontrollieren und verbessern: Unterweisung ist kein statisches System, sondern Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Ein Erfahrungsbericht aus der Praxis

„Wir dachten lange, unsere Sifa übernimmt das Thema Unterweisung komplett. Als wir dann Strukturen geschaffen, Zuständigkeiten klar definiert und Führungskräfte geschult haben, hat sich alles verändert: mehr Sicherheit, mehr Engagement im Team – und endlich Überblick.“
— Betriebsleiter, Maschinenbau (anonymisiert)

Der nächste sinnvolle Schritt

Wer jetzt strukturiert vorgeht, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Vertrauen – in Führung, Prozesse und Verantwortung. Eine durchdachte Delegation der Unterweisungspflicht kann zum Fundament einer modernen Sicherheitskultur werden.
Für Unterstützung bei der Umsetzung – ob bei der Planung, Schulung oder Prozessentwicklung – bietet sifa-flex.de praxisnahe Lösungen, angepasst an die Realität im Betrieb. Ohne Formalismus, aber mit klarer Struktur.

Weiterführende Informationen und spannende Einblicke von vertrauenswürdigen Quellen:

DGUV 

BGHM

FAQ zur Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz delegieren

1. Was genau bedeutet „Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz“?

Die Unterweisungspflicht verpflichtet Arbeitgeber, alle Beschäftigten über Gefahren am Arbeitsplatz, Schutzmaßnahmen und korrektes Verhalten zu informieren. Ziel ist es, Unfälle zu vermeiden und den Gesundheitsschutz sicherzustellen. Unterweisungen müssen vor Aufnahme der Tätigkeit, bei Veränderungen sowie regelmäßig (mindestens jährlich) erfolgen – arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen.

2. Kann die Unterweisungspflicht im Arbeitsschutz vollständig delegiert werden?

Nein, die Verantwortung für die Durchführung und Wirksamkeit der Unterweisung bleibt beim Arbeitgeber. Die Durchführung selbst kann jedoch an geeignete, fachkundige Personen im Betrieb delegiert werden – zum Beispiel an Führungskräfte mit Weisungsbefugnis. Diese Delegation muss schriftlich erfolgen.

3. Welche Voraussetzungen muss eine Person erfüllen, um Unterweisungen übernehmen zu können?

Die Person sollte fachlich geeignet sein, also über ausreichende Kenntnisse zu den Gefährdungen, Schutzmaßnahmen und gesetzlichen Anforderungen verfügen. Zusätzlich sind methodische Fähigkeiten zur Vermittlung von Inhalten wichtig. Schulungen oder Einweisungen können helfen, die Qualifikation sicherzustellen.

4. Welche Rolle spielt die Fachkraft für Arbeitssicherheit bei Unterweisungen?

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit hat eine beratende Funktion. Sie kann bei der Planung, inhaltlichen Gestaltung und Auswahl geeigneter Unterweisungsmaterialien unterstützen. Eine eigenverantwortliche Durchführung von Unterweisungen ist jedoch nicht zulässig, da die Sifa keine Weisungsbefugnis hat.

5. Muss die Delegation der Unterweisungspflicht dokumentiert werden?

Ja, die Delegation sollte immer schriftlich erfolgen – idealerweise mit einer klaren Aufgabenbeschreibung, Geltungsbereich, Unterzeichnungsdatum und Unterschrift beider Parteien. So lassen sich Zuständigkeiten im Ernstfall rechtssicher nachweisen.

6. Was passiert, wenn Unterweisungen nicht durchgeführt werden?

Das kann ernsthafte Konsequenzen haben – sowohl arbeitsrechtlich als auch strafrechtlich. Bei Kontrollen durch Aufsichtsbehörden oder im Falle eines Arbeitsunfalls können fehlende oder unzureichende Unterweisungen zu Bußgeldern, Regressforderungen oder Haftung des Unternehmens führen.

7. Wie oft müssen Unterweisungen durchgeführt werden?

Regelmäßig – mindestens einmal jährlich. Zusätzlich müssen Unterweisungen erfolgen vor Beginn einer Tätigkeit, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder bei sicherheitsrelevanten Vorfällen.

8. Was muss in einer Unterweisung dokumentiert werden?

Typischerweise sollten folgende Informationen festgehalten werden: Datum, Thema, Name der unterweisenden Person, Namen und Unterschriften der Teilnehmenden, sowie die behandelten Inhalte. Idealerweise erfolgt die Dokumentation digital oder in strukturierter Papierform.

9. Können digitale Formate für Unterweisungen eingesetzt werden?

Ja, digitale Formate wie E-Learnings, Webinare oder Video-Tutorials sind zulässig – solange sichergestellt ist, dass die Inhalte verständlich sind, der Lerneffekt kontrollierbar ist und eine Nachweismöglichkeit besteht. Bei sicherheitskritischen Tätigkeiten empfiehlt sich jedoch eine persönliche Begleitung.

10. Wie kann die Wirksamkeit einer Unterweisung überprüft werden?

Die Wirksamkeit lässt sich z. B. durch kurze Verständnisfragen, Feedbackrunden, Beobachtung des Verhaltens im Alltag oder durch Nachunterweisungen bei Fehlverhalten sicherstellen. Eine reine Teilnahme reicht nicht – entscheidend ist, ob die Inhalte verstanden und umgesetzt wurden.