Betriebsprüfungen ab 2025 werden zur Realität – nicht nur häufiger, sondern auch wesentlich gründlicher als bisher. Wer jetzt noch denkt, eine alte Gefährdungsbeurteilung in der Schublade reicht aus, läuft Gefahr, bei unangekündigten Kontrollen empfindlich zur Kasse gebeten zu werden. Die neuen Anforderungen setzen auf Prävention, Aktualität und Nachvollziehbarkeit – und fordern von Unternehmen jeder Größe systematisches Handeln.
Warum Betriebsprüfungen ab 2025 verschärft werden
Mit dem neuen Fokus der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) und den Vorgaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) richtet sich der Blick verstärkt auf präventive Maßnahmen im Unternehmen. Insbesondere Gefährdungsbeurteilungen stehen im Zentrum. Hintergrund: Viele dieser Dokumentationen sind veraltet, unvollständig oder existieren nur pro forma. Genau hier setzen die Betriebsprüfungen ab 2025 an.
Ziel ist es, durch engmaschige Kontrollen sicherzustellen, dass Unternehmen ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen – und nicht erst handeln, wenn es zu spät ist.
Gesetzliche Grundlagen: Wer prüft was?
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
Gemäß § 5 und § 6 ArbSchG ist der Arbeitgeber verpflichtet, Gefährdungsbeurteilungen systematisch durchzuführen, regelmäßig zu aktualisieren und zu dokumentieren. Diese Dokumentation muss jederzeit auf Anfrage vorgelegt werden können – insbesondere im Rahmen der Betriebsprüfungen ab 2025.
Zuständige Behörden
Staatliche Aufsichtsbehörden der Bundesländer (z. B. Gewerbeaufsichtsamt, Amt für Arbeitsschutz)
Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaften, Unfallkassen) nach DGUV Vorschrift 1
Beide Instanzen sind berechtigt, unangekündigte Betriebsprüfungen ab 2025 durchzuführen und bei Mängeln Bußgelder, Auflagen oder sogar Stilllegungen auszusprechen.
Was wird konkret kontrolliert?
Die Betriebsprüfungen ab 2025 folgen einem klaren Raster – und gehen deutlich über eine Sichtprüfung hinaus:
1. Regelmäßigkeit und Aktualität
Gefährdungsbeurteilungen müssen mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen (z. B. neue Maschinen, Prozesse oder Unfälle) überarbeitet werden.
2. Vollständigkeit
Erfasst werden müssen alle Gefährdungen:
Physische Belastungen
Psychische Belastungen
Neue Technologien
Homeoffice-Arbeit
Umweltgefahren
3. Wirksamkeit
Die bloße Erstellung reicht nicht: Die Betriebsprüfungen ab 2025 fordern den Nachweis, dass Schutzmaßnahmen real umgesetzt und auf ihre Wirksamkeit geprüft wurden.
4. Dokumentation
Eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation ist Pflicht. Diese darf auch digital geführt werden – ein klarer Vorteil in Sachen Effizienz und Verfügbarkeit.
5. Mitarbeiterbeteiligung
Alle Beschäftigten müssen eingebunden sein. Bei vorhandener Personalvertretung ist Mitbestimmung gesetzlich vorgeschrieben.
6. Verantwortlichkeiten
Es muss klar dokumentiert sein, wer für welche Aufgaben zuständig ist – von der Analyse bis zur Umsetzung und Nachkontrolle.
Strategische Vorteile aktueller Gefährdungsbeurteilungen
✅ Wettbewerbsvorteil sichern
Ein Unternehmen, das bei den Betriebsprüfungen ab 2025 glänzt, beweist Verantwortungsbewusstsein und Professionalität – und stärkt so sein Image bei Kunden, Partnern und Talenten.
✅ Rechtssicherheit gewinnen
Aktuelle Gefährdungsbeurteilungen schützen vor Bußgeldern und Regressforderungen bei Arbeitsunfällen.
✅ Mitarbeitermotivation steigern
Sichere, transparente Arbeitsbedingungen schaffen Vertrauen – und erhöhen Loyalität sowie Produktivität.
✅ Nachhaltigkeit integrieren
Wer Gefährdungsbeurteilungen heute strategisch denkt, integriert auch Ergonomie, psychische Gesundheit und umweltfreundliche Schutzmaßnahmen in seinen Arbeitsschutz.
So gelingt die Umsetzung im Betrieb – Schritt für Schritt
1. Gefährdungsbeurteilung erfassen und analysieren
Alle Arbeitsplätze, Tätigkeiten und Risiken identifizieren. Auch mentale Belastungen und neue Arbeitsformen (z. B. Remote Work) einbeziehen.
2. Maßnahmen ableiten und dokumentieren
Jede Gefährdung muss zu einer Schutzmaßnahme führen – sei es durch technische Lösungen, organisatorische Anpassungen oder Schulungen.
3. Zuständigkeiten und Fristen festlegen
Wer macht was, bis wann? Diese Fragen müssen schriftlich beantwortet und kommuniziert werden.
4. Wirksamkeit überprüfen
Mindestens halbjährlich sollte überprüft werden, ob die Maßnahmen greifen – mit Protokollierung.
5. Mitarbeitende einbinden
Schulungen, Feedbackrunden und Gefährdungserhebungen mit Beteiligung aller fördern Akzeptanz und Verantwortungsbewusstsein.
6. Digitale Tools einsetzen
Moderne Softwarelösungen helfen, Gefährdungsbeurteilungen effizient zu verwalten, Maßnahmen zu tracken und bei den Betriebsprüfungen ab 2025 alles griffbereit zu haben.
Fallbeispiel aus der Praxis – anonymisiert, aber real
Ein produzierendes Unternehmen mit rund 90 Mitarbeitenden wurde im Frühjahr 2025 unangekündigt geprüft. Die Aufsichtsbehörde verlangte Einsicht in alle Gefährdungsbeurteilungen – inklusive Nachweis der letzten Aktualisierung und Umsetzung der Schutzmaßnahmen.
Dank einer vollständig digitalisierten Struktur konnte das Unternehmen binnen Minuten sämtliche Unterlagen vorlegen. Das Ergebnis: keine Beanstandung, Lob von der Behörde – und ein deutlich gestärktes Sicherheitsbewusstsein im Team.
Fazit: Betriebsprüfungen ab 2025 sind kein Risiko, sondern eine Chance
Betriebsprüfungen ab 2025 markieren einen Paradigmenwechsel im Arbeitsschutz. Wer sich vorbereitet, profitiert auf ganzer Linie: durch Sicherheit, Transparenz, Rechtssicherheit und ein motiviertes Team. Jetzt ist die Zeit zu handeln – nicht erst, wenn die Aufsichtsbehörde vor der Tür steht.
Weiterführende Informationen: