Die Dokumentation von Unterweisungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes. Unternehmen stehen in der Verantwortung, nicht nur Unterweisungen durchzuführen, sondern diese auch sorgfältig zu dokumentieren. Diese Dokumentation dient als rechtlicher Nachweis, dass die gesetzlich geforderten Sicherheitsunterweisungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Aber die Vorteile gehen weit über den rechtlichen Rahmen hinaus. Sie sichert den Nachweis, schafft Vertrauen und stärkt das Verantwortungsbewusstsein aller Beteiligten. In diesem Blog erfahren Sie, warum die Dokumentation von Unterweisungen unverzichtbar ist und wie sie zu einem integralen Bestandteil Ihrer Sicherheitsstrategie wird.

Warum müssen Unterweisungen dokumentiert werden

Die Frage, warum Unterweisungen dokumentiert werden müssen, wird oft gestellt. Die Antwort ist einfach: Es geht um Sicherheit, Transparenz und den rechtlichen Nachweis. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter über die Gefahren am Arbeitsplatz informiert und in den entsprechenden Schutzmaßnahmen geschult werden. Nur so können Unfälle und Gefährdungen effektiv vermieden werden.

Laut § 12 des Arbeitsschutzgesetzes sowie § 4 der DGUV-Vorschrift 1 ist die regelmäßige Durchführung und Dokumentation von Unterweisungen vorgeschrieben. Dies umfasst sowohl Erstunterweisungen als auch wiederkehrende Schulungen, die bei Änderungen im Arbeitsablauf, bei Einführung neuer Technologien oder nach einem Unfall erforderlich sind​.

Eine ordnungsgemäße Dokumentation gibt den Unternehmen die Möglichkeit, im Schadensfall den Nachweis zu erbringen, dass alle notwendigen Maßnahmen getroffen wurden. Fehlt dieser Nachweis, drohen rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder oder sogar Haftstrafen bei schwerwiegenden Verstößen.

Gesetzliche Anforderungen: Die Grundlagen der Dokumentation

Das Arbeitsschutzgesetz und die Unfallverhütungsvorschriften machen klare Vorgaben. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter regelmäßig zu unterweisen und dies zu dokumentieren. Doch welche Anforderungen muss die Dokumentation erfüllen? Die Dokumentation muss mindestens das Datum, den Namen des Unterweisenden, die behandelten Themen sowie die Unterschriften der Teilnehmer beinhalten​.
Durch die Unterschrift der Mitarbeiter wird bestätigt, dass sie die Inhalte verstanden haben und die Sicherheitsvorgaben einhalten werden. Diese Verbindlichkeit schafft nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern fördert auch das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter. Es zeigt sich, dass Mitarbeiter, die aktiv an Unterweisungen teilnehmen und diese dokumentieren, die vermittelten Inhalte besser umsetzen und dadurch sicherer arbeiten.

Statistik: Der Zusammenhang zwischen dokumentierten Unterweisungen und Unfällen

Eine Studie der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) hat gezeigt, dass in Betrieben, die Unterweisungen systematisch dokumentieren, die Zahl der Arbeitsunfälle um bis zu 20 % geringer ist. Diese Statistik verdeutlicht den unmittelbaren Zusammenhang zwischen gut dokumentierten Sicherheitsmaßnahmen und einer sichereren Arbeitsumgebung. Unternehmen, die Unterweisungen lückenlos dokumentieren, schaffen nicht nur ein sicheres Arbeitsumfeld, sondern reduzieren auch das Risiko schwerer Unfälle erheblich.

Praktische Vorteile der Dokumentation von Unterweisungen

Die Dokumentation von Unterweisungen bietet neben dem rechtlichen Nachweis auch praktische Vorteile für Unternehmen. Sie schafft Transparenz und hilft, die Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar zu verteilen. Vorgesetzte können so nachverfolgen, welche Mitarbeiter geschult wurden und welche noch Schulungen benötigen.
Darüber hinaus ermöglicht die Dokumentation eine klare Übersicht über alle durchgeführten Unterweisungen, was insbesondere bei Audits oder Zertifizierungen gefordert wird. Für die Führungskräfte ist es zudem eine wertvolle Unterstützung, da sie jederzeit überprüfen können, ob die Unterweisungspflichten erfüllt wurden​.

Die Rolle von Leiharbeitnehmern und Fremdfirmen

Auch Leiharbeitnehmer und Fremdfirmen müssen entsprechend unterwiesen und die Schulungen dokumentiert werden. Gerade in komplexen Arbeitsumgebungen, in denen verschiedene Unternehmen zusammenarbeiten, ist eine gegenseitige Gefährdung nicht auszuschließen. Hier gilt es, betriebs- und tätigkeitsbezogene Gefährdungen klar zu kommunizieren und die Unterweisungen ebenso wie bei den eigenen Mitarbeitern zu dokumentieren. Dies erhöht das Verantwortungsbewusstsein aller Beteiligten und schützt das Unternehmen im Schadensfall​.

„Die Dokumentation von Unterweisungen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein elementarer Bestandteil eines funktionierenden Arbeitsschutzsystems. Sie schafft Transparenz und erhöht die Verbindlichkeit der Maßnahmen.“ – DGUV-Arbeitsschutzexperte​.

Bußgelder und rechtliche Konsequenzen bei Verstößen

Verstöße gegen die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten zur Durchführung und Dokumentation von Sicherheitsunterweisungen stellen für Unternehmen ein erhebliches Risiko dar – sowohl finanziell als auch rechtlich. Wenn ein Unternehmen seiner Verpflichtung zur Unterweisung der Mitarbeiter nicht nachkommt oder diese nicht ordnungsgemäß dokumentiert, drohen empfindliche Strafen.

Im Falle einer Kontrolle durch die Gewerbeaufsicht oder nach einem Unfall kann das Fehlen von ordnungsgemäßen Unterweisungsnachweisen dazu führen, dass Unternehmen mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro belegt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Unterweisung tatsächlich stattgefunden hat – ohne schriftlichen Nachweis kann sie rechtlich nicht als durchgeführt betrachtet werden.

Doch die finanziellen Strafen sind nur die Spitze des Eisbergs. In besonders schwerwiegenden Fällen, etwa bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, können auch strafrechtliche Konsequenzen drohen, einschließlich Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr für Verantwortliche. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Unternehmen nachweislich seine Unterweisungspflichten bewusst vernachlässigt hat und dies zu einem schweren Unfall mit Verletzungen oder gar Todesfällen geführt hat.

Darüber hinaus kann das Unternehmen auch zivilrechtlich haftbar gemacht werden, insbesondere im Hinblick auf die Folgekosten eines Arbeitsunfalls. Normalerweise sind Unternehmen durch die gesetzliche Unfallversicherung vor den meisten finanziellen Folgen eines Arbeitsunfalls geschützt. Doch bei grober Fahrlässigkeit oder vorsätzlichem Verstoß gegen die Sicherheitsvorschriften können die Berufsgenossenschaften das Unternehmen in Regress nehmen und es für die gesamten Unfallkosten haftbar machen.

Dies umfasst nicht nur medizinische Behandlungskosten, sondern auch Rentenzahlungen an den verunfallten Mitarbeiter oder seine Angehörigen.
Ein weiteres Risiko besteht darin, dass das Vertrauen der Belegschaft und der Öffentlichkeit massiv geschädigt wird, wenn bekannt wird, dass ein Unternehmen seiner Verantwortung im Bereich Arbeitssicherheit nicht gerecht wird. Dies kann langfristig zu einem Imageverlust führen, der schwerwiegende Auswirkungen auf das Geschäft und die Bindung von qualifizierten Mitarbeitern hat.

Unternehmen sollten deshalb nicht nur die gesetzlichen Vorgaben im Blick haben, sondern auch den immensen Mehrwert erkennen, den sorgfältig dokumentierte Unterweisungen bieten. Sie sorgen für Klarheit, Transparenz und Sicherheit – sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen selbst. Gut dokumentierte Unterweisungen tragen dazu bei, das Verantwortungsbewusstsein der Belegschaft zu stärken und das Vertrauen in die Sicherheitskultur des Unternehmens zu fördern. Gleichzeitig sichern sie das Unternehmen rechtlich ab und reduzieren das Risiko von Bußgeldern, Strafzahlungen und Haftstrafen erheblich.

Fazit: Warum eine externe Sicherheitsfachkraft der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung ist

Die Dokumentation von Unterweisungen ist komplex und erfordert Fachwissen und Erfahrung. Eine externe Sicherheitsfachkraft kann dabei unterstützen, die Prozesse effizient und gesetzeskonform zu gestalten. Bei SiFa-flex bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Lösungen, die nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch den praktischen Nutzen für Ihr Unternehmen maximieren. Lassen Sie sich von uns unterstützen und schaffen Sie eine sichere und rechtskonforme Arbeitsumgebung.

Quellen:

Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV): Unfallverhütungsvorschriften und Unterweisungen. Verfügbar unter: https://www.dguv.de/de/index.jsp
Haufe Arbeitsschutz Office Professional: Warum müssen Unterweisungen dokumentiert werden? Verfügbar unter: https://www.haufe.de/arbeitsschutz
Arbeitsschutzgesetz: Arbeitsschutzrechtliche Regelungen. Verfügbar unter: https://www.gesetze-im-internet.de/arbsg